מערכת ניהול מלאי היא כלי ממוחשב המאפשר לארגונים להתמודד טוב יותר עם אתגרים בתחום, להתייעל תפעולית ולשפר את הרווחיות. סוגיות המלאי מעסיקות ארגונים בכל ענפי התעשייה: קמעונאות, יבוא ושיווק, ייצור, שירותי בריאות ועוד. בעבר, ניהול מלאי התבסס על ספירה ורישום ידניים, אך כיום יותר ויותר ארגונים מאמצים מערכות ניהול מלאי ממוחשבות. הפתרון הממוחשב מאפשר נגישות מיידית למידע ולנתונים וביצוע פעולות בלחיצת כפתור.
מה היא מערכת ניהול מלאי?
ברמה הטכנית, מערכת ניהול מלאי מאפשרת תיעוד של מידע כמו כמויות, מחירים ומיקומים של פריטים, לצד תיעוד פעולות כמו קליטה, גריעה ושינוע. ריכוז המידע במערכת ממוחשבת עם ממשק משתמש נוח וידידותי מאפשר למנהלים שליטה, בקרה, זיהוי כשלים ואופטימיזציה של רמות המלאי ושל הטיפול בו. מערכת ניהול מלאי מאפשרת לצפות בתמונת המצב הקיימת וגם בכל הפעולות, התהליכים והמגמות שהתרחשו במלאי קודם לכן.
חברת 'תפנית' מציעה מערכת ניהול מלאי אינטגרטיבית, שמותאמת מראש לענף התעשייה שבו פועל הארגון.
מהם היתרונות של מערכת ניהול מלאי?
- מידע אמין בזמן אמת: בזכות תיעוד המאפיינים של הפריטים, הכמויות והמיקומים, בכל רגע נתון אפשר לשלוף מהמערכת מידע שימושי, כמו זמינות של פריטים במחסן מסוים, מחסור, עודפים, פריטים הנושאים תאריכי תפוגה קרובים וכיו"ב. זה יכול להיות מידע מאוד שימושי מאוד במקרים של מלאי בהיקף גדול, כמו במקרים של חברות יבוא ושיווק מוצרי צריכה או חברות קמעונאות, לדוגמה.
- עיתוד מלאי: מערכת לניהול מלאי מסוגלת להתריע על חוסרים או על עודפים צפויים, כדי שהזמנות הרכש יהיו יעילות ויבוצעו רק בהתאם לצורך. כך הארגון לא יצטרך להתמודד עם מחסור בפריטים ברגע האמת, ומצד שני לא יצבור עודפים מיותרים ולא ישלם בעבור סחורות חדשות שאין בהן צורך.
- מניעת אובדן וגניבות: כאשר יש תיעוד מסודר של קליטה וגריעה של מלאי, אפשר להבחין בקלות בחוסרים בלתי מוסברים. לכן, תופעות של אובדן פריטים וגניבה מתוך המלאי מצטמצמות.
- ספירת מלאי ממוחשבת: ספירת מלאי ידנית היא תהליך תובעני ומסובך שעלול אף להביא לשיבושים בפעילות הסדירה של העסק. מערכת ניהול מלאי ממוחשבת מאפשרת לבצע את התהליך באופן דיגיטלי ולקצר אותו.
- יעילות תפעולית: מערכת ניהול המלאי מאפשרת תהליך אופטימיזציה, הן של רמות המלאי והן של כוח האדם. אפשר לצמצם רכש מיותר, לרכז הזמנות, לחסוך במקום אחסון, לצמצם ספירות מלאי ידניות ולחסוך מגוון של משימות רישום, חיפוש וכיו"ב. כתוצאה מכך, עלויות התפעול מצטמצמות והרווחיות של הארגון משתפרת.
ניהול מלאי במערכת תפנית
לכל ענף בתעשייה יש אתגרי מלאי שונים. ניהול מלאי של ביגוד לדוגמה, הוא שונה מניהול מלאי של תרופות, או חלקי חילוף במקרים של חברות ליסינג והשכרה של רכבים. לכן, תפנית מציעה מערכת ניהול מלאי חכמה שמותאמת מראש לצרכים המאפיינים ענפים מסוימים בשוק. מערכת ניהול המלאי של תפנית היא גם אינטגרטיבית, כלומר, היא מתממשקת בקלות למערכות הרכש, החשבונאות, המכירות, כוח האדם וכיו"ב. על כן, המערכת מסוגלת לשאוב מידע מהמערכות המשיקות ולעדכן את המלאי בהתאם, ובעצמה.
שירותי מערכת תפנית:
- ניהול מחירונים וחישוב ערכי מלאי: לעתים קיימים במלאי פריטים דומים שנקנו במחירים שונים, בשל החלפת ספק למשל. המערכת מאפשרת לחשב את ערך המלאי תוך התחשבות בספקים השונים, גם כאשר הפריט דומה או זהה. נוסף על כך, ניתן לחשב את ערך המלאי במטבעות שונים.
- ניהול מחסנים שונים בו זמנית: חברות שפועלות ממספר סניפים יפיקו תועלת רבה מניהול מרוכז של המלאי. פריטים שחסרים בסניף אחד, אפשר לאתר בקלות בסניף אחר. תכונה זו מאפשרת חיסכון בזמן וברכש.
- ניהול קטגוריות שונות ואגפים שונים באותו ארגון: יש ארגונים המנהלים סוגים שונים לחלוטין של מלאי בו זמנית, למשל פריטי מזון, מדי עבודה, חלקי חילוף, מגבות וטקסטיל, מוצרי היגיינה ותרופות. אפשר לנהל במערכת מחסנים שונים או אגפים שונים באותו מחסן.
- עדכון מלאי אוטומטי בעזרת ממשק עם מערכת הרכש: מערכת ניהול המלאי של תפנית היא אינטגרטיבית ומזהה בעצמה פעולות שבוצעו במערכות אחרות, אשר משפיעות על המלאי.
- הפקת דו"חות תקופתיים וניתוח מגמות: אפשר להפיק דו"חות ולמדוד מגמות, כמו עלייה בהיקף השימוש בפריטים מסוימים, "פיקים" של צריכה, מדידת תופעות של בזבוז כמו פריטים שפג תוקפם ועוד.
- איתור של פריטים, סדרות ייצור, תאריכי תפוגה, משקלים: בעזרת המערכת אפשר לאתר כל פריט בהתאם למאפיינים המדויקים שלו, כולל סדרת הייצור, מק"ט או מספר אצווה, תאריך הייצור, תאריך התפוגה, המשקל או כל מאפיין אחר.
- תיעוד כל הפעולות שבוצעו במלאי: המערכת מתעדת קליטה של פריטים, גריעה של פריטים, סיבת הגריעה, איסוף הפריטים על ידי גורם שינוע וכיו"ב. כך אפשר להתחקות אחר כל תהליך.
- ניהול הרשאות: אפשר ליצור היררכיה של הרשאות כך שפעולות חשובות יבוצעו רק באישור מנהלים בכירים או גורמים שהארגון החליט להעניק להם סמכות ואחריות.
למי מתאימה מערכת ניהול המלאי של תפנית?
מערכת ניהול המלאי של תפנית מתאימה לארגונים מתחום הקמעונאות, עסקי ייבוא ושיווק, ליסינג ורכב, מרכזים רפואיים ועוד. למעשה, כל הארגונים והחברות המשתייכים לאחד מהמגזרים האלה יכול להפיק רבות מהמערכת של תפנית ומההתאמה המדויקת שלה לתהליכי העבודה המקובלים בשוק, הנוגעים לניהול המלאי בפרט וגם בנושאים נוספים.
לסיכום
מערכת לניהול מלאי מאפשרת לתעד את כל הפעולות והמידע הקשורים במלאי. משתמשי המערכת יכולים לאתר פריטים, לזהות חוסרים ועודפים, לצפות בדפוסי הצריכה והשימוש, להתעדכן בדבר מוצרים עם תאריך תפוגה קרוב, לשנע פריטים בין מחסנים ואתרים שונים, ועוד.
מערכת ניהול המלאי של תפנית עוצבה מראש כדי להתאים לצרכים של מגזרים מסוימים בשוק ולספק פתרון ייעודי המותאם לתהליכי העבודה המקובלים בהם. המערכת היא אינטגרטיבית ומתממשקת בקלות למערכות הרכש, החשבונאות המכירות וכיו"ב. מטרת המערכת היא להשיג יעילות תפעולית, להביא לחיסכון ברכש ובכוח אדם, ולבסוף – לשפר את הרווחיות של הארגון.
